Komunikasi dalam Lingkup Resmi

  Pembawa Acara

Pembawa acara oleh masyarakat sering disebut Mc (Master of ceremony).benarkah penyebutan itu?Tidak selalu salahtetapi juga tidak selalu benar.Mengapa?antara keduanya memang terdapat persamaan dan perbedaan.

Pembawa acara dapat bertugas dalam acara resmi dan tidak resmi, sedangkan MC hanya bertugas dalam acara tidak resmi.

Dengan kata lain, dalam acara tidak resmi pemandunya dapat disebut pembawa acara atau MC akan tetapi dalam acara resmi pemamdunya disebut pembawa acara saja.

Ada anggota masyarakat yang memakai istilah protokol dengar arti yang sama dengan pembawa acara atau Mc memakai kata itu jelas kurang tepat.

Tugas dan peran MC/pembawa acara:

Ø  Ia harus memastikan acara berjalan dengan lancar dab tepat waktu.

Ø  Mengumumkan acara atau susunan acara yang akan berjalan.

Ø  Harus paham benar keseluruhan acara yang akan berlangsung.

Ø  Menarik perhatian hadirin untuk mengikuti jalnnya acara dari awal hingga akhir.

Ø  Menyusun acara dengan baik dan berkoordinasi dengan panitia.

Ø  Mengecek pengeras suara (mike) atau sound system agar berfungsi dengan baik.

Ø  Mengecek kesiapan acara dan kehadiran orang-orang penting yang akan tampil dan hadir.

Ø  Merkonsentrasi menyimak detail jalannya acara.

Ø  Mengendalikan waktu agar acara berjalan sesuai dengan alokasi waktu yang sudah ditetapkan.

Ø  Mengenalkan pembicara (introducing of the speaker) atau mengisi acar sebelum mereka tampil dipodium dan pengartar materi yang akan  disampaikannya.

Ø  MC adalah orang pertama dan satu-satunya orang yang berhak membuka acara atau berbicara secara

Ø  "resmi" kepada hadirin, jangan lupa karena MC adalah orang pertama yang berbicara dalam suatu

acara , maka MC harus memperkenalkan diri sendiri kepada hadirin. 

Tips menjadi MC

Ø  Murah senyum, tetapi bukan senyum murahan

Ø  PeDe atau percaya diri.

Ø  Konsentrasi, selalu siap untuk berimprovisasi.

Ø  Menguasai urutan acar, bekerja sama dengan manager panggung (stage menager)

Ø  Rajin membaca, untuk meningkatkan kemampuan improvisasi.

  Notulen

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (618), notulen atau notula bermakna catatan singkat mengenai jalannya persidangan / rapat serta hal yang dibicarakan dan diputuskan.Jadi, notulen adalah sebuah ringkasan tentang hasil pembicaraan dalam rapat yang bersifat ringkas, padat, sistematis, dan secara menyeluruh.

Notulen memiliki beberapa fungsi yang penting  terhadap kegiatan rapat tersebut, antaralain: Sebagai bukti telah di adakan rapat, Sebagai manometer atau ukuran kesuksesan rapat, apakah semua tujuan rapat yang tertuang dalam notula telah berhasil dilaksanakan atau tidak.

Notulen adalah orang yang diberi tugas dalam seminar untuk membuat catatan singkat tentang jalannya persidangan/ rapat/ seminar juga merangkum isi secara tertulis dari persidangan/ rapat atau seminar.Seorang notulen juga sangat berfungsi dalam kegiatan ilmiah sebab moderator sebagai pengelola kegiatan butuh catatan penting tentang jalannya kegiatan. Pada kebiasaannya tempat notulen berdekatan dengan moderator sehingga ketika berjalan kegiatan tidak terjadi miss communication ( kurang komunikasi ) antara notulen dengan moderator, dalam hal ini notulen tidak saja menulis dari awal kegiatan namun sampai dengan berakhirnya kegiatan notulen juga berkewajiban menulis jalannya kegiatan. 

Orang yang melakukan pekerjaan notula disebut juga sebagai notulis. Apakah notulis dengan sekretaris sama? Dalam situasi tertentu sekretaris dapat pula menjadi seorang notulis, namun seorang notulis tidaklah otomatis menjadi seorang sekretaris.

Notula  merupakan sumber informasi atau sebagai dokumen otentik, karena notulen harus ditulis dengan teliti, tepat dan jelas. Penyusunan notula memerlukan kemampuan menulis secara jalas dan singkat.

Penulisan notula harus didahului dengan judul yang menyatakan dengan jelas badan yang mengadakan rapat, serta dimana rapat tersebut diselenggarakan. Setelah itu menyusun daftar nama peserta rapat beserta jabatannya dan yang terakhir adalah peserta rapat yang berhalangan hadir juga harus ditulis.

Kemudian notulis mencatat apa yang terjadi dalam rapat. Yang pertama dicatat ialah pengesahan notulen rapat sebelumnya bila rapat yang diadakan waktu itu adalah lanjutan dari rapat terdahulu.Selanjutnya yang perlu dicatat adalah pembahasan-pembahasan serta keputusa-keputusan yang diambil mengenai hal-hal yang tercantum didalam agenda rapat.Dan yang terakhir adalah mencatat pukul berapa rapat tersebut ditutup.

Fungsi Notula 

1.      Sebagai Alat Bukti

Apabila ada kasus, maka notula dapat digunakan sebagai bahan pembuktian di pengadilan. Sebagai contoh: pendaftaran suatu organisasi, bila ada perubahan bentuk atau penutupan suatu organisasi, membuktikan adanya pelaksanaan tugas tau tidak dilaksanakan tugas tersebut.

2.      Sebagai Sumber Informasi Untuk peserta Rapat Yang Tidak Hadir.

Meskipun peserta berhalangan hadir, sebaiknya peserta tersebut tetap mengetahui materi rapat yang dibahas dan mengetahui hasil rapat.

3.      Sebagai Pedoman Untuk Rapat Berikutnya.

Rapat terdahulu yang memerlukan tindak lanjut, direlisasikan dalam rapat berikutnya sehingga notula dapat dijadikan pedoman.

4.      Sebagai Alat Pengingat Untuk Peserta Rapat

Biasanya setelah pembukaan rapat, dibacakan notula hasil rapat sebelumnya sehingga dapat mengingatkan para peserta rapat.

5.      Sebagai Dokumen.

Notula sebagai dokumen sehingga harus disusun dengan rapi menurut kronologis dan dijilid secara rapi lalu dismpan engan baik sesuai dengan sistem pengarsipan.

6.      Sebagai Alat Untuk Rapat Semu.

Yang dimaksud dengan rapat semu adalah rapat yang tidak pernah dilaksanakan atau rapat fiktif.Pada saat menyususn notula biasanya dikonsultasikan terlebih dahulu kepada ahli hukum.

Untuk menjadi notulis yang handal, diperlukan beberapa keahlian yang harus dimiliki seorang notulis.
Seorang notulis harus terampil atau mampu :

1.      Mendengarkan dan menulis

2.      Memilah dan memilih hal yang penting dan yang tidak penting

3.      Konsentrasi yang tinggi

4.      Menulis cepat

5.      Bersikap obyektif dan jujur

6.      Menguasai bahsa teknis baku dan menguasai materi pembahasan

7.      Mengetahui dan memenuhi kebutuhan pembaca notula

8.      Menguasai metode pencatatan secara sistematis

9.      Menguasai metode pengolahan data

10.  Menguasai berbagi hal yang berhubungan dengan rapat.

11.  Menyimpulkan hasil rapat

Seorang notulis memiliki beberapa fasilitas penunjang untuk membantu dalam menyelesaikan tugasnya. Beberapa fasilitas dan keistimewaan yang harus diperoleh seorang notulis adalah sebagai berikut:

·         Notulis diberi informasi mengenai perihal latar belakang rapat, tujuan rapat, pokok masalah rapat, dan jenis rapat sebelum rapat dilaksanakan. Notulis harus mengetahui susunan acara beserta pokok masalah atau materi yang akan dirapatkan agar dapat dipelajari sehingga memudahkan dalam menyusun notula.

·         Notulis diberi dokumen atau makalah yang dibagikan kepada para peserta rapat yang lain pada saat pelaksanaan rapat.

·         Notulis diperbolehkan untuk meminta agar peserta rapat menjelaskan atau menyempurnakan kesimpulan yang dikemukakan notulis.

·         Notulis mempunyai kesempatan untuk mengajukan pertanyaan pada saat rapat berlangsung.

·         Setiap sesi berakhir, notulis mempunyai hak untuk memperoleh rangkuman dan kesimpulan rapat.

·         Agar dapat menyempurnakan notulanya, notulis berhak berbicara pada setiap sesi.

·         Notulis duduk disebelah pemimpin rapat, agar mudah berkomunikasi dan memperoleh informasi secara maksimal.

·         Apabila rapat berlangsung terlalu lama, maka perlu disiapkan beberapa orang untuk menulis notulis.

·         Ketika menyusun notula, seorang notulis tidak boleh mengerjakan hal lain karena menyusun notula memerlukan konsentrasi yang penuh.

·         Jika rapat membutuhkan waktu pengkajian yang lebih lama dan berlagsung alot dan rumit, maka notulis berhak memperoleh keleluasaan waktu untuk meyusun notula akhir.

Macam – macam Notula 

Telah dikemukakan bahwa notula adalah catatan singkat mengenai jalannya persidanga (rapat) serta hal yang dibicarakan dan diputuskan.Notula ini dapat disusun sebelum rapat, pada saat rapat berlangsung atau sesudah rapat. Notula terbagi menjadi dua jenis yaitu:

a)      Notula Harfiah
Yang dimaksud dengan notula harfiah adalah laporan atau pencatatan secara kata demi kata seluruh pembicaraan dalam rapat, tanpa menghilangkan atau menambahka kata lain (kata dari notulis). Notula harfiah biasanya berbentuk dikte atau catatan stenografi, menulis kembali hasil rekaman, dan gabungan dari keduanya.

b)      Notula Rangkuman
Notula rangkuman adalah laporan ringkas tentang pembicaraan dalam rapat. Oleh karena itu, notulis harus terampil menilai isi pembicaraan setiap peserta rapat. Notulis harus dapat memilah dan memilih setiap pembicaraan. Hal-hal yang ditulis oleh seorang notulis adalah yang sesuai dengan tema rapat da tujuan rapat. Apabila pembicaraannya tidak seseuai dengan tema dan tujuan rapat, maka notulis tidak perlu menulis di dalam notula rapat.

Notulis juga harus dapat meringkas setiap pembicaraan dan menuliskannya dalam kalimat yang

komunikatif dan efektif. Dalam kata lain notula harus ditulis dengan kalimat yang jelas, singkat, dan tepat serta dapat dipahami oleh orang lain. Untuk itu, seorang notulis harus terampil mendengarkan setiap pembicaraan, meringkas, mencatat sambil mendengarkan pembicaraan berikutnya
Garis Besar Notula

ISI NOTULA

Notula yang baik bukan notula yang panjang lebar, tetapi isinya kurang lengkap dan pembicaraan yang bertele-tele.Notula yang baik adalah yang ringkas tetapi lengkap serta jelas.
Notula yang lengkap berisi hal-hal seperti dibawah ini, walaupun ada organisasi yang menyimpang dari urutan-urutan berikut :

Ø  Nama badan atau lembaga yang menyelenggarakan rapat.

Ø  Sifat rapat (rutin, biasa, luar biasa, tahunan, rahasia dan lain-lain).

Ø  Hari dan tanggal diselenggarakannya rapat.

Ø  Tempat rapat.

Ø  Waktu mulai dan berakhirnya (kalau tidak pasti, ditulis sampai dengan selesai).

Ø  Nama dan jabatan pimpinan rapat.

Ø  Daftar hadir peserta.

Ø  Koreksi dan perbaikan rapat yang terdahulu.

Ø  Catatan semua persoalan yang belum ada keputusannya.

Ø  Usul-usul atau perbaikan-perbaikan.

Ø  Tanggal atau bulan kapan akan diadakan rapat berikutnya.

Ø  Penundaan rapat dan tanggal penundaan (bila ada).

Ø  Tanda tangan notulis dan ketua rapat.

SUSUNAN NOTULA

Susunan notula secara garis besarnya hampir sama, walaupun tidak persis. Karena masih ada perbedaan sedikit-sedikit, maka dibawah ini ada beberapa hal yang harus diperhatikan pada saat menyusun notula.

1)      Nomor rapat dan jenis rapat perlu disebutkan, apalagi jika pembicaraan itu dilaksanakan secara berkala.

2)      Jam berapa dibuka, harus disebutkan secara jelas dan jam berapa rapat tersebut ditutup. Tetapi jika rapat tersebut belum selesai maka ditulis mulai pukul ….. sampai selesai ……

3)      Daftar hadir semua ditandatangani oleh peserta dan harus dilampirkan pada notula.

4)      Meskipun notula ditulis secara ringkas, tetapi setiap pembicaraan harus disebutkan namanya. Misalnya Saudara Majid mengemukakan bahwa …………, maka ketua menyetujui usulan tersebut dan ………

5)      Tetapi nama pendukung, terutama yang tidak disetujui, jangan ditulis. Lebih baik ditulis jumlanya, misalnya yang setuju ……… orang dan yang tidak setuju ……… orang. Orang yang setuju dan tidak setuju cukup dengan mengancungkan tangan saja, tidak perlu berbicara.

6)      Setelah rapat selesai, notulis mengoreksi lagi notula dan menyalin kembali salinannya, diketik dengan rapi, dan ditandatangani oleh notulis serta ketua rapat tersebut.

7)      Bila perlu, digandakan untuk dibagikan pada peserta rapat yang tidak hadir pada saat rapat berlangsung.

C.   Sekretaris

Pengertian Sekretaris Dewasa ini peran seorang sekretaris bukan hanya sebagai salah satu karyawan dalam sebuah perushaan, namun lebih jauh sebagai faktor penting yang mendukung kelancaran tugas-tugas pimpinan karena sebagian tugas sekretaris adalah berkaitan erat dengan pimpinan.

Berikut pengertian Sekretaris menurut beberapa para ahli seperti dibawah ini yaitu sebagai berikut : Menurut M.G. Hartiti Hendarto dan F.X Tulusharyono, M.M, “Sekretaris adalah orang yang membantu seseorang, yaitu pimpinan dalam melaksanakan tugas perkantoran yang timbul dari tugasnya sebagai pimpinan.” (2003:4) Sedangkan Menurut Saiman pengertian sekretaris adalah sebagai berikut, “Sekretaris adalah seseorang yang mempunyai tugas yang sangat berkaitan dengan kegiatan tulis-menulis atau catat-mencatat dari suatu kegiatan perkantoran atau perusahaan.”(2002:24) Dari dua pendapat para ahli diatas yang menjelaskan pengertian sekretaris, maka dapat disimpulkan bahwa pengertian sekretaris pada hakikatnya adalah seseorang yang membantu pimpinan dalam menjalankan tugas-tugasnya, yang meliputi kegiatan mencatat dan menulis dari suatu kegiatan perkantoran.

jenis sekretaris dapat dikelompokan berdasarkan :

1.      Berdasarkan Luas Lingkup dan Tanggung Jawab Sekretaris Organisasi Sekretaris Organisasi adalah seorang officer manager yang memimpin suatu sekretariat dari suatu perusahaan atau suatu instansi pemerintah tertentu. Sekretariat organisasi disebut juga Executive secretary. Ia bekerja tidak hanya atas perintah atasannya, tetapi juga memiliki wewenang untuk merencanakan sendiri rencana organisasinya, menyusun struktur kerja organisasi, membuat keputusan, pengarahan koordinasi, pengendalian.

Dan adapula contoh Sekretaris Organisasi : Business Secretary Company Secretary Sekretaris Jendral di departemen Sekretaris wilayah daerah di Pemerintah Daerah tingkat I Sekretaris Pimpinan (Private Secretary) Sekretaris Pimpinan adalah tangan kanan pimpinan yang bertugas melaksanakan pekerjaan kantor untuk pimpinannya. Sekretaris pimpinan adalah pegawai atau staff dari suatu organisasi atau perusahaan.Sekretaris pimpinan bekerja tidak hanya untuk kepentingan pribadi pimpinan, namun bersifat kedinasan.

Adapun ciri-ciri sekretaris pimpinan adalah : Ia bukan pimpinan suatu unit organisasi dan belum tentu mempunyai anak buah. Ia tidak memiliki wewenang untuk membuat kebijakan organisasi atau perusahaan, juga tidak berwenang mewakili pimpinanya membuat suatu kebijaksanaan. Jadi ia bukan termasuk kelompok policy maker. 10 Tugasnya adalah meringankan beban kerja pimpinannya, yang terbatas pada masalah bisnis dan kedinasan.Ia bekerja untuk seorang pimpinan tertentu. Jadi disini dimaksudkan bahwa ia hanya memiliki seorang atau beberapa atasan langsung. Apabila atasan lain yang bukan pimpinanya ingin meminta bantuan si sekretaris maka terlebih dahulu haru memimta ijin pada atasan langsung si sekretaris. Sekretaris Pribadi (Personal Secretary) Sekretaris pribadi adalah seseorang yang melaksanakan aktivitas kantor untuk kepentingan soerang tertentu dan bersifat pribadi. Jadi ia bukanlah pegawai atau staff dari organisasi atau perusahaan, tetapi ia diangkat atau digaji secara perorangan. Contohnya : Sekretaris pribadi seorang artis.

2.       Berdasarkan kemampuan kerja dan pengalaman kerja Sekretaris Junior Yaitu sekretaris yang baru memulai meniti karir sebagai sekretaris. Biasanya belum berpengalaman kerja sehingga ia masih harus belajar dan memerlukan bimbingan. Yang termasuk sekretaris junior ini adalah mahasiswa yang baru lulus kuliah. Umumnya ditempatkan sebagai assisten sekretaris senior agar dapat belajar darinya. Biasanya hanya diberi tugas yang bersifat rutin. Sekretaris Senior Yaitu sekretaris yang sudah memiliki kemampuan bekerja yang baik, karena telah berpengalaman bekerja. Oleh karena itu, ia diharapkan mampu bekerja mandiri, mamou mengatur pekerjaannya sesuai prosedur.

3.      Berdasarkan Spesialisasi dalam Pekerjaan Yang dimaksud disini adalah sekretaris yang berkonsentrasi dalam bidang tertentu, seperti : bidang hukum, bidang medis, bidang teknik, bidang akuntansi dan sebagainya. Sehingga dalam dunia usaha dikenal : The Legal Secretary (Sekretaris yang berkonsentrasi dalam bidang hukum) Yaitu sekretaris yang membantu ahli hukum seperti konsultan hukum, pengacara, notaries dan sebagainya. Ia sendiri bukan ahli hukum, tetapi hanya membantu pimpinannya yang ahli hukum dalam melaksanakan tugas kesekretarisannya. The Medical Secretary (Sekretaris yang berkonsentrasi dalam bidang medis) Yaitu sekretaris yang membantu seorang dokter atau ahli medis. Sama halnya dengan The Legal Secretary, ia bukanlah seorang dokter, paramedis atau ahli medis lainnya. The Technical Secretary (Sekretaris yang berkonsentrasi dalam bidang teknik tertentu) 11 Yaitu seorang sekretaris yang membantu seorang insinyur dalam bidang teknik tertentu. The Accounting Secretary (Sekretaris yang berkonsentrasi dalam bidang akuntansi) Yaitu sekretaris yang membantu seorang akuntan